Mediationovereenkomst en vaststellingsovereenkomst

Status en inhoud van mediationovereenkomst en (vaststellings)overeenkomst

afrikaanse zakenman zitten aan het bureau met pen ondertekent (vaststellings)overeenkomst

Op twee momenten in een mediation maakt de mediator gebruik van formele overeenkomsten: bij het begin en bij het eind. Dit hoofdstuk bespreekt de inhoud en de rechtsgeldigheid van deze twee overeenkomsten. Verder vindt u hier wat u kunt doen als u een klacht hebt over de mediator.


Waarom overeenkomsten?

Mediation is actief op een breed werkveld . De letter van de wet is hierbij noch het vertrekpunt noch de eindbestemming. De mediator streeft naar een duurzame oplossing van uw conflict. Hij baseert zich niet op wetgeving, maar probeert de belangen van alle betrokkenen af te wegen.


De meeste mensen weten niet wat mediation is, of ze hebben er geen ervaring mee. Ze hebben vragen, zoals: wat mogen we verwachten, wat komt er op ons af, wat gaat het kosten , hoe lang gaat het duren en wat is de rol van de mediator? De mediator geeft bij het eerste gesprek een duidelijke uitleg over mediation en zijn eigen rol in het mediation proces.


Mediation kent een hoog slagingspercentage. Mediation leidt tot oplossingen die vaak jarenlang standhouden. Maar niet alle zaken komen bij de mediator tot een succesvol einde. In sommige gevallen stopt men vroegtijdig met de mediation en maakt men alsnog de gang naar de rechter.


Alle bovenstaande punten maken het wenselijk dat de mediator op twee vaste momenten in een mediation een schriftelijke overeenkomst gebruikt. Dit is voor mediators die zijn aangesloten bij de Mediatorsfederatie Nederland (MfN) zelfs verplicht.


Ten eerste: de mediationovereenkomst

De eerste overeenkomst is de mediationovereenkomst. In deze overeenkomst legt u de praktische zaken vast met betrekking tot de mediation. In deze overeenkomst staat wie de partijen zijn, wat het conflict is, en wat de mediator kost.


Ten tweede: de vaststellingsovereenkomst

De tweede overeenkomst is de vaststellingsovereenkomst . In de praktijk bedoelt men bij mediation deze overeenkomst ook als men het heeft over ‘de overeenkomst’ of ‘het convenant’. Deze sluit u aan het eind van de mediation. De (vaststellings)overeenkomst beschrijft de uitkomsten van de mediation. U legt er alle afspraken in vast. Bij een mediation rond echtscheiding heet dit het echtscheidingsconvenant.


De mediationovereenkomst in meer detail

De mediationovereenkomst wordt opgesteld om het risico op onduidelijkheden weg te nemen. Het is een schriftelijke overeenkomst die u aan het begin van de mediation sluit. U kunt er in een later stadium eventueel een beroep op doen. Vragen en onduidelijkheden over de mediation kunnen op elk moment tijdens of na de mediation ontstaan. Zowel u als uw tegenpartij en de mediator ondertekenen de mediationovereenkomst.


De afspraken en gegevens uit de mediationovereenkomst

In de mediationovereenkomst staan de naam-, adres- en verdere contactgegevens van de partijen en de mediator. Daarnaast legt de mediationovereenkomst vast dat partijen zich ertoe verplichten om zich in te spannen om het geschil op te lossen. Dit heet ook wel de inspanningsverplichting. De overeenkomst omschrijft kort het geschil. Hij legt ook vast dat de partijen zich op vrijwillige basis inzetten en dat ze de mediation op elk gewenst moment kunnen beëindigen.


In de mediationovereenkomst leggen de partijen verder vast hoe ze de geheimhouding regelen van alles wat ze tijdens de mediation bespreken. Partijen en de mediator verbinden zich naar elkaar tot geheimhouding naar derden over het verloop van de mediation en alles wat tijdens de sessies aan de orde komt. Deze geheimhoudingsplicht blijft ook na afloop van de mediation gelden.


Alle partijen kunnen zich tijdens de mediation door een externe deskundige laten bijstaan. Dit kan specifieke externe deskundigheid op elk gebied zijn maar ook bijvoorbeeld een juridisch raadslid. De externe deskundigen moeten de mediationovereenkomst mede ondertekenen. Ze nemen daarmee ook de geheimhoudingsplicht op zich.


De mediationovereenkomst regelt ook de kosten van de mediation en de verdeling van deze kosten tussen de partijen. Zo is bij familiezaken een 50/50 verdeling van de kosten gebruikelijk en bij arbeidszaken neemt de werkgever doorgaans de kosten volledig voor zijn rekening. Tot slot staat erin dat de partijen hun oplossing van het geschil schriftelijk vastleggen in de tweede overeenkomst: de (vaststellings)overeenkomst.


De mediationovereenkomst verwijst naar het reglement van de Mediatorsfederatie Nederland. Hierin zijn de reglementen en beroepsregels van de MfN opgenomen en er wordt gewezen op de klachtenregeling indien u een klacht heeft over een MfN-registermediator. 


Tussentijdse verslaglegging

Een mediation is niet gebonden aan een bepaald verloop van het proces. Behalve de twee overeenkomsten uit dit hoofdstuk, is er ook geen verplichting tot een bepaalde vorm van verslaglegging. U kunt er als partij in een conflict zelf voor kiezen of u tussentijds behaalde resultaten vastlegt, en hoe u dat wilt doen.


Doorgaans maakt de mediator een globaal verslag van elke mediation sessie. Het doel hiervan is dat u de voortgang van de mediation kunt volgen. U kunt de verslagen niet gebruiken om elkaar aan bepaalde uitspraken of voorstellen te herinneren. Het vrijblijvende karakter van mediation maakt immers dat u en uw tegenpartij gedurende de mediation altijd op eerder gedane uitspraken of voorstellen terug kunnen komen. Zo lang de mediation duurt, kunt u ook altijd weer een ander voorstel doen. Ook voor de tussentijdse verslagen geldt de geheimhouding. Zo mag de werkgever bijvoorbeeld bij een arbeidsconflict het tussentijds verslag niet opnemen in het personeelsdossier van de werknemer.


De (vaststellings)overeenkomst in meer detail  


U legt het bereikte resultaat van de mediation ook vast in een schriftelijke overeenkomst. In geval van een echtscheiding is dit het echtscheidingconvenant. Deze overeenkomst omvat naast de naam- en adresgegevens van partijen een duidelijke omschrijving van de afspraken. De overeenkomst wordt door de partijen ondertekend en in principe niet door de mediator. Het zijn immers afspraken die tussen partijen gaan gelden.


Uw afspraken moet u met zo groot mogelijke zorg en zo duidelijk mogelijk vastleggen. Situaties veranderen en verhoudingen kunnen in de toekomst weer verslechteren. Na een geslaagde mediation lijkt het u misschien niet altijd nodig om sommige dingen vast te leggen. Maar in de toekomst kunnen ze aanleiding zijn voor een nieuw twistpunt. Vaak komen ex-partners jaren na de scheiding voor mediation omdat bepaalde aandachtspunten in het convenant ontbraken.


Anderzijds, toekomstige situaties zijn niet te voorspellen. U kunt nooit helemaal uitsluiten dat de (vaststellings)overeenkomst zijn houdbaarheid gedeeltelijk verliest als gevolg van een nieuw gerezen situatie. Vaak nemen de partijen dan ook in deze overeenkomst op dat ze de situatie na verloop van tijd opnieuw beoordelen. Na afloop van de mediation evalueren ze geregeld, vaak weer met behulp van een mediator. Dan beoordelen ze of ze eventuele aanpassingen in de (vaststellings)overeenkomst wensen.


In het geval van echtscheiding dient een advocaat of een notaris het convenant in bij de rechtbank. Alleen de rechtbank kan de scheiding formeel uitspreken. De mediator levert het concept van het convenant aan de advocaat of de notaris. Hij voegt een ouderschapsplan bij in het geval er kinderen bij betrokken zijn.


Wat is de rechtsgeldigheid van een (vaststellings)overeenkomst bij mediation

De (vaststellings)overeenkomst is een contract tussen u en de andere partij. U beiden zet uw handtekening onder de overeenkomst. Daarmee ontstaat een overeenkomst met rechtskracht: u bent dus beiden verplicht om u te houden aan de afspraken. De (vaststellings)overeenkomst levert echter nog geen executoriale titel op, in tegenstelling tot een vonnis van de rechtbank. Een executoriale titel wil zeggen dat u zonder tussenkomst van een rechter de afspraken kunt afdwingen. Eventueel kunt u dit doen met behulp van derden zoals deurwaarders. Maar bij een overeenkomst die het resultaat is van een mediation, en die dus geen executoriale titel oplevert, kan dit niet meteen. Indien een partij de afspraken die zijn vastgelegd in de (vaststellings)overeenkomst niet nakomt, probeert u dit eerst samen of door middel van mediation op te lossen. Als dat niet lukt, kunt u met de (vaststellings)overeenkomst naar de rechter gaan. U moet dan de rechter verzoeken om de andere partij te dwingen de afspraken na te komen. Als de rechter tot de uitspraak komt dat de andere partij de afspraken uit de (vaststellings)overeenkomst inderdaad moet nakomen, heeft u daarmee alsnog een executoriale titel in handen. Kortom, als het echt niet anders kan, kunt u ook via de rechter naleving afdwingen van de overeenkomst uit mediation.


Zo goed mogelijk uit elkaar gaan of een andere nare situatie zo goed mogelijk oplossen? Neem vrijblijvend contact op met Het Mediators Collectief, een landelijk samenwerkingsverband van MfN-registermediators.

Delen

De rol van HR bij arbeidsmediation: partner of partij?

door Petra Delhez • 19 juni 2026
Als er een arbeidsconflict ontstaat op de werkvloer, is HR vaak de eerste die erbij wordt betrokken. Dat is logisch: HR kent de organisatie, de mensen en de procedures. Maar die vertrouwde positie maakt de rol van HR bij mediation ook meteen ingewikkeld. Want is HR een neutrale begeleider, of toch een partij met eigen belangen? Die vraag is cruciaal voor de effectiviteit van elk mediationtraject. HR als eerste aanspreekpunt In de meeste organisaties is HR de aangewezen afdeling om conflicten te signaleren en op te pakken. Medewerkers kloppen bij HR aan als ze problemen hebben met een leidinggevende of collega. Leidinggevenden zoeken HR op als ze niet meer weten hoe ze met een medewerker om moeten gaan. En het management verwacht van HR dat het de arbeidsrust bewaakt en problemen snel oplost. Daarmee heeft HR een cruciale positie: het kan vroeg signaleren, de-escaleren en partijen bij elkaar brengen. Maar diezelfde positie brengt ook een structureel risico met zich mee. HR vertegenwoordigt formeel de organisatie en is in dienst van de werkgever. Dat maakt een volledig neutrale rol in een conflict bijna onmogelijk, hoe professioneel de HR-medewerker ook te werk gaat. Wanneer is HR niet de juiste bemiddelaar? Er zijn situaties waarin het beter is om een externe mediator in te schakelen, in plaats van HR te laten bemiddelen. Dat is zeker het geval als HR zelf betrokken is bij het conflict, bijvoorbeeld omdat een HR-medewerker partij is, omdat eerder HR-beleid de bron van het probleem is, of omdat de medewerker het gevoel heeft dat HR de kant van de werkgever kiest. Ook als er sprake is van een ernstig conflict, zoals een beschuldiging van grensoverschrijdend gedrag, een dreiging van ontslag, of een langdurig slepende situatie waarbij sprake is van verzuim, is externe mediation verstandiger. In die gevallen is de neutraliteit van een onafhankelijke mediator niet alleen wenselijk, maar ook noodzakelijk om het vertrouwen van de medewerker te winnen. De meerwaarde van een externe mediator Een externe mediator brengt neutraliteit mee die HR structureel moeilijk kan bieden. Dat heeft niets te maken met de kwaliteit of betrokkenheid van de HR-afdeling, maar alles met de positie. Een externe mediator heeft geen voorgeschiedenis met de partijen, geen loyaliteit aan de organisatie en geen belang bij een bepaalde uitkomst. Dat schept vertrouwen, ook bij de medewerker die zich mogelijk niet gehoord voelt door de eigen organisatie. Bovendien heeft een externe mediator vaak brede ervaring met uiteenlopende conflictsituaties. Die ervaring stelt hem of haar in staat om patronen te herkennen, impasses te doorbreken en partijen te begeleiden naar een oplossing die duurzaam is en door beide kanten wordt gedragen. HR als regisseur van het mediationproces De sterkste rol voor HR is niet die van bemiddelaar, maar die van regisseur. HR signaleert het conflict, beoordeelt of mediation passend is, selecteert een geschikte externe mediator en zorgt voor de randvoorwaarden: tijd, ruimte en steun vanuit de organisatie. Gedurende het mediationproces houdt HR op afstand, maar blijft beschikbaar voor praktische en juridische vragen. Na afloop van de mediation speelt HR opnieuw een actievere rol: het borgen van de gemaakte afspraken, het monitoren van de terugkeer op de werkvloer en het aanpakken van eventuele onderliggende organisatorische problemen die aan het conflict hebben bijgedragen. Want een goed mediationresultaat vraagt ook om een organisatie die de condities schept voor duurzame samenwerking. Mediation als onderdeel van HR-beleid Vooruitstrevende organisaties integreren mediation niet alleen als crisisinterventie, maar als structureel onderdeel van hun HR-beleid. Dat betekent investeren in conflictvaardigheid van leidinggevenden, het laagdrempelig aanbieden van mediation als optie en het creëren van een cultuur waarin conflicten bespreekbaar zijn voordat ze escaleren. HR speelt daarin een faciliterende rol, maar blijft scherp op het onderscheid tussen begeleiden en bemiddelen.  Organisaties die mediation vroeg en structureel inzetten, zien dat niet alleen de kosten van conflicten dalen, maar ook dat de werktevredenheid en het onderlinge vertrouwen toenemen. Medewerkers voelen dat de organisatie serieus omgaat met hun welzijn, en dat heeft een positief effect op de algehele cultuur. Wat HR kan doen bij een actueel conflict Staat u als HR-professional voor een conflict dat u niet meer intern kunt oplossen? Dan is het verstandig om tijdig externe mediation in te schakelen. Het is geen teken van falen, integendeel. Het is een professionele keuze die laat zien dat u het belang van alle betrokkenen serieus neemt. Een vroege inschakeling van een mediator vergroot de kans op een goede uitkomst aanzienlijk. Wilt u meer weten over arbeidsmediation? Overweegt u mediation? Neem dan vrijblijvend contact op met Het Mediators Collectief om te bespreken op welke manier wij u kunnen begeleiden.

Mediation bij fusies en overnames: conflicten voorkomen en oplossen

door Petra Delhez • 19 juni 2026
Een fusie of overname brengt grote veranderingen met zich mee: nieuwe structuren, nieuwe culturen en nieuwe verhoudingen. Dat levert kansen op, maar ook conflicten. Medewerkers voelen zich onzeker over hun positie, leidinggevenden strijden om invloed en aandeelhouders hebben uiteenlopende belangen. Mediation kan in al deze fases een waardevolle rol spelen, van de eerste onderhandelingen tot de nazorg na de integratie. Conflicten die bij fusies en overnames ontstaan Conflicten bij fusies en overnames zijn divers van aard. Ze kunnen gaan over de waardering van het bedrijf, de verdeling van verantwoordelijkheden na de fusie, de integratie van twee verschillende bedrijfsculturen of de positie van individuele medewerkers en managers. Ook conflicten tussen oorspronkelijke eigenaren en nieuwe investeerders of aandeelhouders komen regelmatig voor. Wat al deze conflicten gemeen hebben, is dat ze op meerdere niveaus tegelijk spelen: persoonlijk, financieel en organisatorisch. Dat maakt ze complex en vraagt om een aanpak die recht doet aan al die lagen. Een rechter of arbiter kan een oordeel vellen, maar kan niet de relatie herstellen of de integratie vlottrekken. Dat is precies waar mediation haar meerwaarde bewijst. Mediation vóór de fusie: due diligence voor de relatie Mediation hoeft niet te wachten tot er een conflict is uitgebroken. Juist in de vroege fase van een fusie of overname kan een mediator helpen om verwachtingen te aligneren, afspraken te structureren en potentiële conflictgebieden vroegtijdig in kaart te brengen. Denk aan gesprekken over de toekomstige governance, de rol van de huidige directie of de manier waarop beslissingen worden genomen in de nieuwe organisatie. Door hierover vroegtijdig en gestructureerd het gesprek te voeren, kunnen later veel conflicten worden voorkomen. Partijen die weten wat ze van elkaar kunnen verwachten, werken beter samen en lossen problemen eerder op voordat ze escaleren. Een mediator faciliteert die gesprekken op een manier waarbij alle partijen zich gehoord voelen, ook als de onderlinge verhoudingen nog pril zijn. Mediation ná de fusie: integratie begeleiden Na een fusie begint het echte werk: de integratie van twee organisaties. Cultuurverschillen, onduidelijke rolverdeling en angst voor baanverlies zijn een voedingsbodem voor conflicten. Medewerkers die jarenlang op een bepaalde manier hebben gewerkt, moeten ineens samenwerken met mensen die andere gewoontes, andere systemen en andere waarden hebben meegebracht. Dat gaat bijna nooit zonder wrijving. Een mediator kan worden ingezet om teams samen te brengen, leidinggevenden te helpen navigeren en individuele conflicten te begeleiden voordat ze escaleren. Hierbij is het cruciaal dat de mediator wordt ingezet als een volledig neutrale partij, niet als verlengstuk van het management of van een van de fuserende partijen. Alleen dan kunnen medewerkers zich veilig genoeg voelen om hun zorgen te uiten. Aandeelhoudersconflicten Fusies en overnames gaan altijd gepaard met financiële belangen en die belangen lopen niet altijd gelijk. Soms lopen de verwachtingen van kopers en verkopers uiteen na de closing, of zijn er conflicten tussen aandeelhouders over de interpretatie van earn-out regelingen, garanties of de toekomstige strategie. Mediation biedt dan een discrete en efficiënte manier om tot overeenstemming te komen, zonder de onzekerheid en publiciteit van een arbitrageprocedure of rechtszaak. Juist in situaties waarbij de partijen nog een langdurige samenwerkingsrelatie voor de boeg hebben, is het waardevol om conflicten via mediation op te lossen. Een rechterlijke uitspraak kan een meningsverschil beslechten, maar laat de relatie beschadigd achter. Mediation biedt een uitkomst waar beide partijen achter kunnen staan. De mediator als procesbegeleider Bij fusies en overnames is de mediator niet de expert op het gebied van bedrijfsrecht of financiën. Die expertise ligt bij de juridische en financiële adviseurs. De mediator is de expert in het proces: het gesprek faciliteren, partijen bij elkaar brengen, impasses doorbreken en ervoor zorgen dat alle belangen aan bod komen. Die combinatie is krachtig, zeker als de mediator nauw samenwerkt met de andere adviseurs in het traject. Een goede mediator bij een fusie of overname beschikt ook over ervaring met organisatiedynamiek en veranderprocessen. Want conflicten bij fusies zijn zelden puur rationeel: ze worden gevoed door angst, onzekerheid en loyaliteit aan de oude organisatie. Wie dat begrijpt, kan het gesprek op een manier begeleiden die recht doet aan die emotionele laag. Wilt u meer weten over mediation bij fusies en overnames? Overweegt u mediation? Neem dan vrijblijvend contact op met Het Mediators Collectief om te bespreken op welke manier wij u kunnen begeleiden.

Conflicten tussen zakenpartners: wanneer is mediation de juiste stap?

door Petra Delhez • 19 juni 2026
Hoe ontstaan conflicten tussen zakenpartners? Zakelijke conflicten tussen partners ontstaan zelden van de ene op de andere dag. Vaak is er een opeenstapeling van kleine irritaties, verschillen in visie of onopgeloste frustraties. Denk aan meningsverschillen over de koers van het bedrijf, een ongelijke werkverdeling of een onduidelijke taakverdeling. Soms speelt er ook een persoonlijk conflict op de achtergrond dat doorwerkt in de zakelijke samenwerking. Naarmate het bedrijf groeit, veranderen de behoeften en ambities van de partners. Niet altijd in dezelfde richting. Ontbrekende of verouderde aandeelhoudersovereenkomsten maken dat extra kwetsbaar: als er geen duidelijke afspraken zijn over besluitvorming, kan een meningsverschil snel escaleren. Waarom is het zo lastig om er samen uit te komen? Bij een conflict tussen zakenpartners staan er meerdere belangen tegelijkertijd op het spel: de persoonlijke relatie, de bedrijfsrelatie, de financiële belangen en de belangen van medewerkers en klanten. Die verwevenheid maakt het moeilijk om het hoofd koel te houden. Bovendien zijn zakenpartners vaak bang om eerlijk te zijn. Openheid kan de relatie verder beschadigen, of de partner kan het gebruiken tegen je. Dat leidt tot vermijding, waardoor het conflict alleen maar groter wordt. Onderwerpen die besproken moeten worden, blijven liggen. Het bedrijf lijdt eronder. Wat mediation biedt Mediation biedt een neutrale, vertrouwelijke omgeving waarin beide partners vrijuit kunnen praten. Een mediator is geen rechter en kiest geen partij. De mediator helpt het gesprek te structureren, onderliggende belangen boven tafel te krijgen en samen naar oplossingen te zoeken. Het grote voordeel ten opzichte van een juridische procedure is dat partijen zelf de uitkomst bepalen. Dat vergroot de kans dat gemaakte afspraken ook worden nagekomen. Bovendien is mediation aanzienlijk sneller en goedkoper dan een rechtszaak, en blijft alles vertrouwelijk. Samen verder of uit elkaar gaan Mediation bij zakenpartnerconflicten kan twee uitkomsten hebben. Soms helpt het gesprek om de lucht te klaren en nieuwe afspraken te maken over de samenwerking: een herziene taakverdeling, duidelijker communicatieafspraken of een nieuwe koers voor het bedrijf. In andere gevallen is het beter om de samenwerking te beëindigen. Mediation kan dan helpen om dat op een nette manier te doen: wie neemt welk deel van het bedrijf over, hoe worden bezittingen en schulden verdeeld en hoe wordt de continuïteit voor medewerkers en klanten gewaarborgd? In beide gevallen worden de afspraken vastgelegd in een overeenkomst die voor beide partijen zekerheid biedt. Wacht er niet te lang mee Mediation is zinvol zodra er sprake is van een verstoorde relatie die het zakelijk functioneren belemmert. Hoe langer een conflict voortduurt, hoe groter de schade, zowel voor de relatie als voor het bedrijf. Vroegtijdig ingrijpen voorkomt escalatie en geeft de samenwerking een eerlijke kans. Sommige partners leggen bij de oprichting van het bedrijf al een mediationclausule vast in de aandeelhoudersovereenkomst. Daarmee spreken ze af dat bij toekomstige conflicten eerst mediation wordt geprobeerd, voordat juridische stappen worden gezet.  Via Mediators Collectief zijn erkende mediators te vinden met ervaring in zakelijke mediation. Neem vrijblijvend contact op voor meer informatie.