Mediationovereenkomst en vaststellingsovereenkomst

Status en inhoud van mediationovereenkomst en (vaststellings)overeenkomst

afrikaanse zakenman zitten aan het bureau met pen ondertekent (vaststellings)overeenkomst

Op twee momenten in een mediation maakt de mediator gebruik van formele overeenkomsten: bij het begin en bij het eind. Dit hoofdstuk bespreekt de inhoud en de rechtsgeldigheid van deze twee overeenkomsten. Verder vindt u hier wat u kunt doen als u een klacht hebt over de mediator.


Waarom overeenkomsten?

Mediation is actief op een breed werkveld . De letter van de wet is hierbij noch het vertrekpunt noch de eindbestemming. De mediator streeft naar een duurzame oplossing van uw conflict. Hij baseert zich niet op wetgeving, maar probeert de belangen van alle betrokkenen af te wegen.


De meeste mensen weten niet wat mediation is, of ze hebben er geen ervaring mee. Ze hebben vragen, zoals: wat mogen we verwachten, wat komt er op ons af, wat gaat het kosten , hoe lang gaat het duren en wat is de rol van de mediator? De mediator geeft bij het eerste gesprek een duidelijke uitleg over mediation en zijn eigen rol in het mediation proces.


Mediation kent een hoog slagingspercentage. Mediation leidt tot oplossingen die vaak jarenlang standhouden. Maar niet alle zaken komen bij de mediator tot een succesvol einde. In sommige gevallen stopt men vroegtijdig met de mediation en maakt men alsnog de gang naar de rechter.


Alle bovenstaande punten maken het wenselijk dat de mediator op twee vaste momenten in een mediation een schriftelijke overeenkomst gebruikt. Dit is voor mediators die zijn aangesloten bij de Mediatorsfederatie Nederland (MfN) zelfs verplicht.


Ten eerste: de mediationovereenkomst

De eerste overeenkomst is de mediationovereenkomst. In deze overeenkomst legt u de praktische zaken vast met betrekking tot de mediation. In deze overeenkomst staat wie de partijen zijn, wat het conflict is, en wat de mediator kost.


Ten tweede: de vaststellingsovereenkomst

De tweede overeenkomst is de vaststellingsovereenkomst . In de praktijk bedoelt men bij mediation deze overeenkomst ook als men het heeft over ‘de overeenkomst’ of ‘het convenant’. Deze sluit u aan het eind van de mediation. De (vaststellings)overeenkomst beschrijft de uitkomsten van de mediation. U legt er alle afspraken in vast. Bij een mediation rond echtscheiding heet dit het echtscheidingsconvenant.


De mediationovereenkomst in meer detail

De mediationovereenkomst wordt opgesteld om het risico op onduidelijkheden weg te nemen. Het is een schriftelijke overeenkomst die u aan het begin van de mediation sluit. U kunt er in een later stadium eventueel een beroep op doen. Vragen en onduidelijkheden over de mediation kunnen op elk moment tijdens of na de mediation ontstaan. Zowel u als uw tegenpartij en de mediator ondertekenen de mediationovereenkomst.


De afspraken en gegevens uit de mediationovereenkomst

In de mediationovereenkomst staan de naam-, adres- en verdere contactgegevens van de partijen en de mediator. Daarnaast legt de mediationovereenkomst vast dat partijen zich ertoe verplichten om zich in te spannen om het geschil op te lossen. Dit heet ook wel de inspanningsverplichting. De overeenkomst omschrijft kort het geschil. Hij legt ook vast dat de partijen zich op vrijwillige basis inzetten en dat ze de mediation op elk gewenst moment kunnen beëindigen.


In de mediationovereenkomst leggen de partijen verder vast hoe ze de geheimhouding regelen van alles wat ze tijdens de mediation bespreken. Partijen en de mediator verbinden zich naar elkaar tot geheimhouding naar derden over het verloop van de mediation en alles wat tijdens de sessies aan de orde komt. Deze geheimhoudingsplicht blijft ook na afloop van de mediation gelden.


Alle partijen kunnen zich tijdens de mediation door een externe deskundige laten bijstaan. Dit kan specifieke externe deskundigheid op elk gebied zijn maar ook bijvoorbeeld een juridisch raadslid. De externe deskundigen moeten de mediationovereenkomst mede ondertekenen. Ze nemen daarmee ook de geheimhoudingsplicht op zich.


De mediationovereenkomst regelt ook de kosten van de mediation en de verdeling van deze kosten tussen de partijen. Zo is bij familiezaken een 50/50 verdeling van de kosten gebruikelijk en bij arbeidszaken neemt de werkgever doorgaans de kosten volledig voor zijn rekening. Tot slot staat erin dat de partijen hun oplossing van het geschil schriftelijk vastleggen in de tweede overeenkomst: de (vaststellings)overeenkomst.


De mediationovereenkomst verwijst naar het reglement van de Mediatorsfederatie Nederland. Hierin zijn de reglementen en beroepsregels van de MfN opgenomen en er wordt gewezen op de klachtenregeling indien u een klacht heeft over een MfN-registermediator. 


Tussentijdse verslaglegging

Een mediation is niet gebonden aan een bepaald verloop van het proces. Behalve de twee overeenkomsten uit dit hoofdstuk, is er ook geen verplichting tot een bepaalde vorm van verslaglegging. U kunt er als partij in een conflict zelf voor kiezen of u tussentijds behaalde resultaten vastlegt, en hoe u dat wilt doen.


Doorgaans maakt de mediator een globaal verslag van elke mediation sessie. Het doel hiervan is dat u de voortgang van de mediation kunt volgen. U kunt de verslagen niet gebruiken om elkaar aan bepaalde uitspraken of voorstellen te herinneren. Het vrijblijvende karakter van mediation maakt immers dat u en uw tegenpartij gedurende de mediation altijd op eerder gedane uitspraken of voorstellen terug kunnen komen. Zo lang de mediation duurt, kunt u ook altijd weer een ander voorstel doen. Ook voor de tussentijdse verslagen geldt de geheimhouding. Zo mag de werkgever bijvoorbeeld bij een arbeidsconflict het tussentijds verslag niet opnemen in het personeelsdossier van de werknemer.


De (vaststellings)overeenkomst in meer detail  


U legt het bereikte resultaat van de mediation ook vast in een schriftelijke overeenkomst. In geval van een echtscheiding is dit het echtscheidingconvenant. Deze overeenkomst omvat naast de naam- en adresgegevens van partijen een duidelijke omschrijving van de afspraken. De overeenkomst wordt door de partijen ondertekend en in principe niet door de mediator. Het zijn immers afspraken die tussen partijen gaan gelden.


Uw afspraken moet u met zo groot mogelijke zorg en zo duidelijk mogelijk vastleggen. Situaties veranderen en verhoudingen kunnen in de toekomst weer verslechteren. Na een geslaagde mediation lijkt het u misschien niet altijd nodig om sommige dingen vast te leggen. Maar in de toekomst kunnen ze aanleiding zijn voor een nieuw twistpunt. Vaak komen ex-partners jaren na de scheiding voor mediation omdat bepaalde aandachtspunten in het convenant ontbraken.


Anderzijds, toekomstige situaties zijn niet te voorspellen. U kunt nooit helemaal uitsluiten dat de (vaststellings)overeenkomst zijn houdbaarheid gedeeltelijk verliest als gevolg van een nieuw gerezen situatie. Vaak nemen de partijen dan ook in deze overeenkomst op dat ze de situatie na verloop van tijd opnieuw beoordelen. Na afloop van de mediation evalueren ze geregeld, vaak weer met behulp van een mediator. Dan beoordelen ze of ze eventuele aanpassingen in de (vaststellings)overeenkomst wensen.


In het geval van echtscheiding dient een advocaat of een notaris het convenant in bij de rechtbank. Alleen de rechtbank kan de scheiding formeel uitspreken. De mediator levert het concept van het convenant aan de advocaat of de notaris. Hij voegt een ouderschapsplan bij in het geval er kinderen bij betrokken zijn.


Wat is de rechtsgeldigheid van een (vaststellings)overeenkomst bij mediation

De (vaststellings)overeenkomst is een contract tussen u en de andere partij. U beiden zet uw handtekening onder de overeenkomst. Daarmee ontstaat een overeenkomst met rechtskracht: u bent dus beiden verplicht om u te houden aan de afspraken. De (vaststellings)overeenkomst levert echter nog geen executoriale titel op, in tegenstelling tot een vonnis van de rechtbank. Een executoriale titel wil zeggen dat u zonder tussenkomst van een rechter de afspraken kunt afdwingen. Eventueel kunt u dit doen met behulp van derden zoals deurwaarders. Maar bij een overeenkomst die het resultaat is van een mediation, en die dus geen executoriale titel oplevert, kan dit niet meteen. Indien een partij de afspraken die zijn vastgelegd in de (vaststellings)overeenkomst niet nakomt, probeert u dit eerst samen of door middel van mediation op te lossen. Als dat niet lukt, kunt u met de (vaststellings)overeenkomst naar de rechter gaan. U moet dan de rechter verzoeken om de andere partij te dwingen de afspraken na te komen. Als de rechter tot de uitspraak komt dat de andere partij de afspraken uit de (vaststellings)overeenkomst inderdaad moet nakomen, heeft u daarmee alsnog een executoriale titel in handen. Kortom, als het echt niet anders kan, kunt u ook via de rechter naleving afdwingen van de overeenkomst uit mediation.


Zo goed mogelijk uit elkaar gaan of een andere nare situatie zo goed mogelijk oplossen? Neem vrijblijvend contact op met Het Mediators Collectief, een landelijk samenwerkingsverband van MfN-registermediators.

Delen

Generatiewisseling in het familiebedrijf: waarom mediation het verschil maakt

door Petra Delhez • 12 september 2026
Een generatiewisseling gaat niet alleen over geld en aandelen. Het gaat over macht, identiteit en vertrouwen. Voor de vorige generatie voelt het soms als afscheid nemen van hun leven-werk. Voor de volgende generatie voelt het als: eindelijk mijn eigen weg, maar onder constant toezicht van iemand die niet echt los wil laten. Dat spanningsveld is waar veel generatiewisselingen stuk lopen. Waar het meestal misgaat De klassieke conflicten zijn snel benoemd: "Jij bent nog niet klaar" (ouder vertrouwt niet, jongere voelt zich niet gezien). Onduidelijke rollen na de overdracht (wat betekent "adviseur" werkelijk?). Financiële spanning (hoe betaalt de volgende generatie het bedrijf af?). En de grote vraag: wie bepaalt eigenlijk hoe dit gaat? Al deze vragen spelen op twee niveaus tegelijk. Zakelijk gaat het om strategie en continuïteit. Persoonlijk gaat het om vertrouwen, waardering en controle loslaten. Veel bedrijven raken vast omdat ze die twee niveaus door elkaar gooien. Waarom juridische routes niet genoeg zijn Een notaris regelt de papieren. Belastingadviseurs werken optimale structuren uit. Allemaal nodig. Maar ze lossen het relationele probleem niet op. Na de overdracht zijn beide generaties nog steeds verbonden, en als dat relationele probleem niet is opgelost, functioneert het bedrijf moeizaam. Een veel voorkomend gevolg: de vorige generatie kan niet echt loslaten en bemoeit zich voortdurend. Of de volgende generatie voelt zich nooit echt in control. Het bedrijf draait, maar de sfeer is gespannen en er kan veel misgaan tussen de generaties. Wat mediation doet Mediation creëert een veilige ruimte waarin beide generaties kunnen zeggen wat werkelijk op het spel staat. "Ik ben bang dat je alles wat ik heb opgebouwd, gaat verbranden." "Ik voel dat je me niet vertrouwt." "Ik kan mijn eigen weg niet gaan zolang jij me voortdurend corrigeert." Veel van die gevoelens worden in formele onderhandelingen helemaal niet uitgesproken. Ze zitten onder de oppervlakte en bepalen eigenlijk alles. Een mediator brengt ze naar boven, zodat beide partijen echt naar elkaar kunnen luisteren. Praktisch resulteert dit in heldere afspraken: Rollen : Wat doet de vorige generatie nog? Hoe vaak? Wat zijn de grenzen? Timing : Hoe geleidelijk gaat de overdracht? Wil iemand meteen weg, of geleidelijk? Financiën : Hoe blijft het bedrijf gezond terwijl de vorige generatie wordt uitgekocht? Andere betrokkenen : Hoe zit het met andere kinderen, partners of medewerkers? Deze afspraken voelen als "van ons beiden," in plaats van opgelegd. Wanneer moet je beginnen? Generatiewisselingen die goed gaan, beginnen twee tot drie jaar voordat de daadwerkelijke overdracht plaatsvindt. Start mediation voordat de juridische adviseurs aan het werk gaan. Dan hebben zij helderheid over wat beide partijen willen, en kunnen ze de optimale structuur bouwen. Het voorkomen van wat veel bedrijven overkomt Te veel familiebedrijven hebben na een generatiewisseling te kampen met een vorige generatie die niet echt los kan laten, een volgende generatie die zich verstikt voelt, en familieruzies die jarenlang voortduren. Al dit leed is in veel gevallen voorkomen geweest als beide generaties hadden gezegd wat werkelijk op het spel stond, en samen hadden bepaald hoe dit gaat. Staat je organisatie voor een generatiewisseling? Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer: wanneer is mediation passend en wanneer juist niet?

door Petra Delhez • 11 augustus 2026
Er komt een melding binnen. Een medewerker geeft aan zich onveilig te voelen bij een collega of leidinggevende: opmerkingen die te ver gaan, een sfeer van kleineren, aanhoudende toenadering die niet gewenst is. De eerste reflex in veel organisaties is begrijpelijk maar riskant: laten we die twee even om tafel zetten om het uit te praten. Soms is dat precies de juiste stap. Soms is het het slechtste wat je kunt doen. Het verschil kennen is essentieel, want een verkeerd ingezet gesprek beschadigt niet alleen de melder, maar ook de geloofwaardigheid van je hele meldstructuur. Wat er sowieso van je wordt verwacht Als werkgever ben je op grond van de Arbowet verplicht beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting, waar ongewenste omgangsvormen onder vallen. Dat betekent dat je de risico's in kaart brengt in je RI&E en er daadwerkelijk maatregelen tegenover zet: een gedragscode, een heldere meldroute, een klachtenprocedure en de mogelijkheid om ergens veilig terecht te kunnen. Een vertrouwenspersoon is op dit moment niet wettelijk verplicht. Het initiatiefwetsvoorstel dat dit voor werkgevers zou regelen is in 2023 door de Tweede Kamer aangenomen en ligt sindsdien bij de Eerste Kamer, zonder duidelijke datum van inwerkingtreding. Dat betekent niet dat je achterover kunt leunen: de Nederlandse Arbeidsinspectie kan via de RI&E wel degelijk aandringen op maatregelen, en organisaties zonder laagdrempelig aanspreekpunt merken vooral dat er niets gemeld wordt tot het escaleert. Mediation is geen waarheidsvinding Dit is het belangrijkste onderscheid en het wordt in de praktijk het vaakst over het hoofd gezien. Een mediator stelt niet vast wat er is gebeurd en spreekt geen oordeel uit over schuld. Een mediator begeleidt twee partijen naar afspraken over hoe zij verder gaan. Bij een klacht over ernstig grensoverschrijdend gedrag heb je juist wél feitenonderzoek nodig, en dat is een ander instrument met andere waarborgen: hoor en wederhoor, dossiervorming, een rapport waar arbeidsrechtelijke consequenties aan verbonden kunnen worden. Mediation inzetten waar onderzoek nodig is, betekent dat de melder wordt gevraagd te onderhandelen over iets wat helemaal niet onderhandelbaar is. Dat is geen oplossing, dat is een tweede probleem. Wanneer mediation wél passend is Mediation komt tot zijn recht als er sprake is van een verstoorde onderlinge verhouding waarin beide betrokkenen ruimte hebben om vrijwillig deel te nemen. Denk aan situaties waarin gedrag als kwetsend is ervaren maar niet zo bedoeld was, waarin humor of een directe stijl verkeerd is gevallen, of waarin een langlopende irritatie tussen twee gelijkwaardige collega's is uitgegroeid tot een onwerkbare sfeer. Ook ná een onderzoek is er vaak plek voor mediation: de feiten liggen dan vast, er zijn maatregelen genomen, en de vraag is hoe mensen weer met elkaar verder kunnen in hetzelfde team. Dat herstelgesprek onder begeleiding voorkomt dat een organisatie formeel klaar is met de zaak terwijl de werkvloer dat helemaal niet is. Voorwaarde is steeds dat deelname echt vrijwillig is. Een melder die instemt omdat weigeren als onwil zou worden uitgelegd, neemt niet vrijwillig deel. Wanneer je het beter niet doet Wees terughoudend zodra er een duidelijk machtsverschil in het spel is, bijvoorbeeld tussen een leidinggevende en een medewerker die van diegene afhankelijk is voor beoordelingen of contractverlenging. Datzelfde geldt als de melder bang is voor de ander, als er sprake is van een herhaald patroon of meerdere meldingen over dezelfde persoon, of als het gedrag mogelijk strafbaar is. In die laatste situatie hoort de melder bovendien te weten dat aangifte doen een eigen recht is dat losstaat van wat de organisatie intern regelt. En een variant die vaker voorkomt dan werkgevers denken: mediation inzetten om te kunnen laten zien dat je iets hebt gedaan. Als het instrument vooral je dossier moet dienen, is het het verkeerde instrument. Als samenwerken geen optie meer is Soms is de conclusie dat terugkeer naar dezelfde afdeling of dezelfde leidinggevende niet realistisch is. Ook dan hoeft het niet op een juridische strijd uit te lopen. In een exit mediation begeleidt de mediator de gesprekken over de voorwaarden van het vertrek, die worden vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Het voordeel is dat er ruimte is voor wat er onder de zakelijke afspraken ligt: erkenning, een zorgvuldige communicatie richting het team en afspraken over referenties. Dat zijn precies de punten waar een procedure bij de kantonrechter geen antwoord op geeft. Waar je nu mee kunt beginnen Zorg dat de meldroute bekend is bij medewerkers en niet alleen op intranet staat, en dat vooraf helder is wie wat beoordeelt. Maak de rolverdeling expliciet: de vertrouwenspersoon vangt op en begeleidt, HR gaat over beleid en proces, de mediator begeleidt het gesprek en de onderzoeker stelt feiten vast. Die rollen door elkaar laten lopen is de meest voorkomende oorzaak van escalatie. Twijfel je of mediation past bij een situatie die op jouw bureau ligt? Overleg dat gerust vrijblijvend. De MfN-registermediators van Het Mediators Collectief zijn ervaren in arbeidsmediation en kunnen adviseren of mediation het juiste middel is. Bel 085 - 130 74 67 of mail naar info@mediatorscollectief.nl .

De rol van HR bij arbeidsmediation: partner of partij?

door Petra Delhez • 19 juni 2026
Als er een arbeidsconflict ontstaat op de werkvloer, is HR vaak de eerste die erbij wordt betrokken. Dat is logisch: HR kent de organisatie, de mensen en de procedures. Maar die vertrouwde positie maakt de rol van HR bij mediation ook meteen ingewikkeld. Want is HR een neutrale begeleider, of toch een partij met eigen belangen? Die vraag is cruciaal voor de effectiviteit van elk mediationtraject. HR als eerste aanspreekpunt In de meeste organisaties is HR de aangewezen afdeling om conflicten te signaleren en op te pakken. Medewerkers kloppen bij HR aan als ze problemen hebben met een leidinggevende of collega. Leidinggevenden zoeken HR op als ze niet meer weten hoe ze met een medewerker om moeten gaan. En het management verwacht van HR dat het de arbeidsrust bewaakt en problemen snel oplost. Daarmee heeft HR een cruciale positie: het kan vroeg signaleren, de-escaleren en partijen bij elkaar brengen. Maar diezelfde positie brengt ook een structureel risico met zich mee. HR vertegenwoordigt formeel de organisatie en is in dienst van de werkgever. Dat maakt een volledig neutrale rol in een conflict bijna onmogelijk, hoe professioneel de HR-medewerker ook te werk gaat. Wanneer is HR niet de juiste bemiddelaar? Er zijn situaties waarin het beter is om een externe mediator in te schakelen, in plaats van HR te laten bemiddelen. Dat is zeker het geval als HR zelf betrokken is bij het conflict, bijvoorbeeld omdat een HR-medewerker partij is, omdat eerder HR-beleid de bron van het probleem is, of omdat de medewerker het gevoel heeft dat HR de kant van de werkgever kiest. Ook als er sprake is van een ernstig conflict, zoals een beschuldiging van grensoverschrijdend gedrag, een dreiging van ontslag, of een langdurig slepende situatie waarbij sprake is van verzuim, is externe mediation verstandiger. In die gevallen is de neutraliteit van een onafhankelijke mediator niet alleen wenselijk, maar ook noodzakelijk om het vertrouwen van de medewerker te winnen. De meerwaarde van een externe mediator Een externe mediator brengt neutraliteit mee die HR structureel moeilijk kan bieden. Dat heeft niets te maken met de kwaliteit of betrokkenheid van de HR-afdeling, maar alles met de positie. Een externe mediator heeft geen voorgeschiedenis met de partijen, geen loyaliteit aan de organisatie en geen belang bij een bepaalde uitkomst. Dat schept vertrouwen, ook bij de medewerker die zich mogelijk niet gehoord voelt door de eigen organisatie. Bovendien heeft een externe mediator vaak brede ervaring met uiteenlopende conflictsituaties. Die ervaring stelt hem of haar in staat om patronen te herkennen, impasses te doorbreken en partijen te begeleiden naar een oplossing die duurzaam is en door beide kanten wordt gedragen. HR als regisseur van het mediationproces De sterkste rol voor HR is niet die van bemiddelaar, maar die van regisseur. HR signaleert het conflict, beoordeelt of mediation passend is, selecteert een geschikte externe mediator en zorgt voor de randvoorwaarden: tijd, ruimte en steun vanuit de organisatie. Gedurende het mediationproces houdt HR op afstand, maar blijft beschikbaar voor praktische en juridische vragen. Na afloop van de mediation speelt HR opnieuw een actievere rol: het borgen van de gemaakte afspraken, het monitoren van de terugkeer op de werkvloer en het aanpakken van eventuele onderliggende organisatorische problemen die aan het conflict hebben bijgedragen. Want een goed mediationresultaat vraagt ook om een organisatie die de condities schept voor duurzame samenwerking. Mediation als onderdeel van HR-beleid Vooruitstrevende organisaties integreren mediation niet alleen als crisisinterventie, maar als structureel onderdeel van hun HR-beleid. Dat betekent investeren in conflictvaardigheid van leidinggevenden, het laagdrempelig aanbieden van mediation als optie en het creëren van een cultuur waarin conflicten bespreekbaar zijn voordat ze escaleren. HR speelt daarin een faciliterende rol, maar blijft scherp op het onderscheid tussen begeleiden en bemiddelen.  Organisaties die mediation vroeg en structureel inzetten, zien dat niet alleen de kosten van conflicten dalen, maar ook dat de werktevredenheid en het onderlinge vertrouwen toenemen. Medewerkers voelen dat de organisatie serieus omgaat met hun welzijn, en dat heeft een positief effect op de algehele cultuur. Wat HR kan doen bij een actueel conflict Staat u als HR-professional voor een conflict dat u niet meer intern kunt oplossen? Dan is het verstandig om tijdig externe mediation in te schakelen. Het is geen teken van falen, integendeel. Het is een professionele keuze die laat zien dat u het belang van alle betrokkenen serieus neemt. Een vroege inschakeling van een mediator vergroot de kans op een goede uitkomst aanzienlijk. Wilt u meer weten over arbeidsmediation? Overweegt u mediation? Neem dan vrijblijvend contact op met Het Mediators Collectief om te bespreken op welke manier wij u kunnen begeleiden.