Mediationovereenkomst en vaststellingsovereenkomst

Op twee momenten in een mediation maakt de mediator gebruik van formele overeenkomsten: bij het begin en bij het eind. Dit hoofdstuk bespreekt de inhoud en de rechtsgeldigheid van deze twee overeenkomsten. Verder vindt u hier wat u kunt doen als u een klacht hebt over de mediator.

Waarom overeenkomsten?

Mediation is actief op een breed werkveld . De letter van de wet is hierbij noch het vertrekpunt noch de eindbestemming. De mediator streeft naar een duurzame oplossing van uw conflict. Hij baseert zich niet op wetgeving, maar probeert de belangen van alle betrokkenen af te wegen.

De meeste mensen weten niet wat mediation is, of ze hebben er geen ervaring mee. Ze hebben vragen, zoals: wat mogen we verwachten, wat komt er op ons af, wat gaat het kosten , hoe lang gaat het duren en wat is de rol van de mediator? De mediator geeft bij het eerste gesprek een duidelijke uitleg over mediation en zijn eigen rol in het mediation proces.

Mediation kent een hoog slagingspercentage. Mediation leidt tot oplossingen die vaak jarenlang standhouden. Maar niet alle zaken komen bij de mediator tot een succesvol einde. In sommige gevallen stopt men vroegtijdig met de mediation en maakt men alsnog de gang naar de rechter.

Alle bovenstaande punten maken het wenselijk dat de mediator op twee vaste momenten in een mediation een schriftelijke overeenkomst gebruikt. Dit is voor mediators die zijn aangesloten bij de Mediatorsfederatie Nederland (MfN) zelfs verplicht.

Ten eerste: de mediationovereenkomst

De eerste overeenkomst is de mediationovereenkomst. In deze overeenkomst legt u de praktische zaken vast met betrekking tot de mediation. In deze overeenkomst staat wie de partijen zijn, wat het conflict is, en wat de mediator kost.

Ten tweede: de vaststellingsovereenkomst

De tweede overeenkomst is de vaststellingsovereenkomst . In de praktijk bedoelt men bij mediation deze overeenkomst ook als men het heeft over ‘de overeenkomst’ of ‘het convenant’. Deze sluit u aan het eind van de mediation. De (vaststellings)overeenkomst beschrijft de uitkomsten van de mediation. U legt er alle afspraken in vast. Bij een mediation rond echtscheiding heet dit het echtscheidingsconvenant.

De mediationovereenkomst in meer detail

De mediationovereenkomst wordt opgesteld om het risico op onduidelijkheden weg te nemen. Het is een schriftelijke overeenkomst die u aan het begin van de mediation sluit. U kunt er in een later stadium eventueel een beroep op doen. Vragen en onduidelijkheden over de mediation kunnen op elk moment tijdens of na de mediation ontstaan. Zowel u als uw tegenpartij en de mediator ondertekenen de mediationovereenkomst.

De afspraken en gegevens uit de mediationovereenkomst

In de mediationovereenkomst staan de naam-, adres- en verdere contactgegevens van de partijen en de mediator. Daarnaast legt de mediationovereenkomst vast dat partijen zich ertoe verplichten om zich in te spannen om het geschil op te lossen. Dit heet ook wel de inspanningsverplichting. De overeenkomst omschrijft kort het geschil. Hij legt ook vast dat de partijen zich op vrijwillige basis inzetten en dat ze de mediation op elk gewenst moment kunnen beëindigen.

In de mediationovereenkomst leggen de partijen verder vast hoe ze de geheimhouding regelen van alles wat ze tijdens de mediation bespreken. Partijen en de mediator verbinden zich naar elkaar tot geheimhouding naar derden over het verloop van de mediation en alles wat tijdens de sessies aan de orde komt. Deze geheimhoudingsplicht blijft ook na afloop van de mediation gelden.

Alle partijen kunnen zich tijdens de mediation door een externe deskundige laten bijstaan. Dit kan specifieke externe deskundigheid op elk gebied zijn maar ook bijvoorbeeld een juridisch raadslid. De externe deskundigen moeten de mediationovereenkomst mede ondertekenen. Ze nemen daarmee ook de geheimhoudingsplicht op zich.

De mediationovereenkomst regelt ook de kosten van de mediation en de verdeling van deze kosten tussen de partijen. Zo is bij familiezaken een 50/50 verdeling van de kosten gebruikelijk en bij arbeidszaken neemt de werkgever doorgaans de kosten volledig voor zijn rekening. Tot slot staat erin dat de partijen hun oplossing van het geschil schriftelijk vastleggen in de tweede overeenkomst: de (vaststellings)overeenkomst.

De mediationovereenkomst verwijst naar het reglement van de Mediatorsfederatie Nederland. Hierin zijn de reglementen en beroepsregels van de MfN opgenomen en er wordt gewezen op de klachtenregeling indien u een klacht heeft over een MfN-registermediator. 

Tussentijdse verslaglegging

Een mediation is niet gebonden aan een bepaald verloop van het proces. Behalve de twee overeenkomsten uit dit hoofdstuk, is er ook geen verplichting tot een bepaalde vorm van verslaglegging. U kunt er als partij in een conflict zelf voor kiezen of u tussentijds behaalde resultaten vastlegt, en hoe u dat wilt doen.

Doorgaans maakt de mediator een globaal verslag van elke mediation sessie. Het doel hiervan is dat u de voortgang van de mediation kunt volgen. U kunt de verslagen niet gebruiken om elkaar aan bepaalde uitspraken of voorstellen te herinneren. Het vrijblijvende karakter van mediation maakt immers dat u en uw tegenpartij gedurende de mediation altijd op eerder gedane uitspraken of voorstellen terug kunnen komen. Zo lang de mediation duurt, kunt u ook altijd weer een ander voorstel doen. Ook voor de tussentijdse verslagen geldt de geheimhouding. Zo mag de werkgever bijvoorbeeld bij een arbeidsconflict het tussentijds verslag niet opnemen in het personeelsdossier van de werknemer.

De (vaststellings)overeenkomst in meer detail  

U legt het bereikte resultaat van de mediation ook vast in een schriftelijke overeenkomst. In geval van een echtscheiding is dit het echtscheidingconvenant. Deze overeenkomst omvat naast de naam- en adresgegevens van partijen een duidelijke omschrijving van de afspraken. De overeenkomst wordt door de partijen ondertekend en in principe niet door de mediator. Het zijn immers afspraken die tussen partijen gaan gelden.

Uw afspraken moet u met zo groot mogelijke zorg en zo duidelijk mogelijk vastleggen. Situaties veranderen en verhoudingen kunnen in de toekomst weer verslechteren. Na een geslaagde mediation lijkt het u misschien niet altijd nodig om sommige dingen vast te leggen. Maar in de toekomst kunnen ze aanleiding zijn voor een nieuw twistpunt. Vaak komen ex-partners jaren na de scheiding voor mediation omdat bepaalde aandachtspunten in het convenant ontbraken.

Anderzijds, toekomstige situaties zijn niet te voorspellen. U kunt nooit helemaal uitsluiten dat de (vaststellings)overeenkomst zijn houdbaarheid gedeeltelijk verliest als gevolg van een nieuw gerezen situatie. Vaak nemen de partijen dan ook in deze overeenkomst op dat ze de situatie na verloop van tijd opnieuw beoordelen. Na afloop van de mediation evalueren ze geregeld, vaak weer met behulp van een mediator. Dan beoordelen ze of ze eventuele aanpassingen in de (vaststellings)overeenkomst wensen.

In het geval van echtscheiding dient een advocaat of een notaris het convenant in bij de rechtbank. Alleen de rechtbank kan de scheiding formeel uitspreken. De mediator levert het concept van het convenant aan de advocaat of de notaris. Hij voegt een ouderschapsplan bij in het geval er kinderen bij betrokken zijn.

Wat is de rechtsgeldigheid van een (vaststellings)overeenkomst bij mediation

De (vaststellings)overeenkomst is een contract tussen u en de andere partij. U beiden zet uw handtekening onder de overeenkomst. Daarmee ontstaat een overeenkomst met rechtskracht: u bent dus beiden verplicht om u te houden aan de afspraken. De (vaststellings)overeenkomst levert echter nog geen executoriale titel op, in tegenstelling tot een vonnis van de rechtbank. Een executoriale titel wil zeggen dat u zonder tussenkomst van een rechter de afspraken kunt afdwingen. Eventueel kunt u dit doen met behulp van derden zoals deurwaarders. Maar bij een overeenkomst die het resultaat is van een mediation, en die dus geen executoriale titel oplevert, kan dit niet meteen. Indien een partij de afspraken die zijn vastgelegd in de (vaststellings)overeenkomst niet nakomt, probeert u dit eerst samen of door middel van mediation op te lossen. Als dat niet lukt, kunt u met de (vaststellings)overeenkomst naar de rechter gaan. U moet dan de rechter verzoeken om de andere partij te dwingen de afspraken na te komen. Als de rechter tot de uitspraak komt dat de andere partij de afspraken uit de (vaststellings)overeenkomst inderdaad moet nakomen, heeft u daarmee alsnog een executoriale titel in handen. Kortom, als het echt niet anders kan, kunt u ook via de rechter naleving afdwingen van de overeenkomst uit mediation.

Zo goed mogelijk uit elkaar gaan of een andere nare situatie zo goed mogelijk oplossen? Neem vrijblijvend contact op met Het Mediators Collectief, een landelijk samenwerkingsverband van MfN-registermediators.