disfunctionerende werknemers
Effectieve stappen voor werkgevers bij disfunctionerende werknemers
Disfunctionerende werknemers: effectieve stappen voor werkgevers
In elke organisatie kunnen zich situaties voordoen waarin een werknemer niet naar behoren presteert. Dit kan verschillende oorzaken hebben, zoals gebrek aan vaardigheden, motivatieproblemen of persoonlijke omstandigheden. Het omgaan met een
disfunctionerende werknemer kan een uitdagende taak zijn voor werkgevers, maar het is essentieel om deze kwestie professioneel en rechtvaardig aan te pakken om de productiviteit en het welzijn van het team te waarborgen. In dit artikel bespreken we de stappen die werkgevers kunnen nemen bij een disfunctionerende werknemer.
1. Identificeer het probleem
Het eerste wat een werkgever moet doen bij het omgaan met een disfunctionerende werknemer is het identificeren van het probleem. Dit omvat het verzamelen van specifieke voorbeelden van het disfunctioneren, zoals gemiste deadlines, kwaliteitsproblemen of onvoldoende
communicatie. Het is belangrijk om objectief te zijn en alleen feitelijke informatie te verzamelen zonder vooroordelen.
2. Ga in gesprek
Het volgende belangrijke stap is om een open en eerlijk gesprek aan te gaan met de werknemer. Dit
gesprek moet plaatsvinden in een privésetting en gericht zijn op het bespreken van de prestatieproblemen. Het is essentieel om de werknemer de gelegenheid te geven zijn of haar kant van het verhaal te vertellen en eventuele onderliggende redenen voor het disfunctioneren te bespreken. Tijdens dit gesprek kunnen ook duidelijke verwachtingen worden vastgesteld voor verbetering.
3. Bied ondersteuning en hulp
Soms kan disfunctioneren worden veroorzaakt door een gebrek aan vaardigheden of kennis. In dergelijke gevallen is het belangrijk dat werkgevers de nodige ondersteuning en hulp bieden aan de werknemer om zijn of haar prestaties te verbeteren. Dit kan bijvoorbeeld training, mentorship of begeleiding omvatten.
4. Stel een verbeterplan op
Op basis van het gesprek en de verzamelde informatie kan een verbeterplan worden opgesteld. Dit plan moet duidelijke doelen, deadlines en acties bevatten die de werknemer moet nemen om zijn of haar prestaties te verbeteren. Het is belangrijk dat dit plan realistisch en haalbaar is en dat zowel de werkgever als de werknemer hiermee instemmen.
5. Monitor en geef feedback
Na het implementeren van het verbeterplan is het cruciaal om de voortgang van de werknemer regelmatig te monitoren en feedback te geven. Dit biedt de werknemer de kans om te zien hoe hij of zij vordert en eventuele aanpassingen aan het plan aan te brengen indien nodig. Het is ook belangrijk om positieve vooruitgang te erkennen en te vieren.
6. Overweeg Verdere Stappen Indien Nodig
Als ondanks alle inspanningen de prestaties van de werknemer niet verbeteren, moet de werkgever verdere stappen overwegen. Dit kan onder meer het inschakelen van HR, het aanbieden van een andere functie binnen het bedrijf of in extreme gevallen het beëindigen van het dienstverband omvatten. Het is belangrijk om alle opties zorgvuldig te overwegen en te handelen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving.
Mediation kan de oplossing bieden
Mediation is een proces waarbij een neutrale derde partij, de mediator, betrokken is om conflicten te helpen oplossen door middel van open communicatie, actief luisteren en het vinden van gezamenlijke oplossingen. In het geval van disfunctionerende werknemers kan mediation een gestructureerde aanpak bieden om de situatie te verhelderen, begrip te kweken tussen de partijen en constructieve oplossingen te vinden.
Stappen in Mediation bij disfunctionerende werknemers
- Inleidend gesprek: De mediator faciliteert een inleidend vertrouwelijk gesprek/intake met zowel de werkgever als de werknemer om het proces van mediation uit te leggen en een sfeer van vertrouwen en openheid te creëren.
- Individuele gesprekken: De mediator voert individuele gesprekken met zowel de werkgever als de werknemer om hun perspectieven, zorgen en behoeften te begrijpen zonder oordeel.
- Gezamenlijke sessies: De mediator brengt beide partijen samen in gezamenlijke sessies, waarbij hij/zij een veilige omgeving creëert voor open dialoog en actief luisteren. Hier worden de kernproblemen besproken en worden gezamenlijke oplossingen verkend.
- Opstellen van een actieplan: Op basis van de discussies en overeenstemmingen in de mediation, helpt de mediator bij het opstellen van een actieplan met duidelijke doelstellingen, verantwoordelijkheden en deadlines voor verbetering.
- Ondersteuning en opvolging: De mediator biedt voortdurende ondersteuning en opvolging om ervoor te zorgen dat beide partijen zich aan het actieplan houden en eventuele obstakels tijdig kunnen bespreken.
Het omgaan met een disfunctionerende werknemer vereist geduld, empathie en professioneel leiderschap van werkgevers. Door het probleem te identificeren, open communicatie aan te gaan, ondersteuning te bieden en een gestructureerd verbeterplan op te stellen, kunnen werkgevers de kans vergroten dat de werknemer zijn of haar prestaties verbetert. Als alle inspanningen echter niet tot het gewenste resultaat leiden, moeten werkgevers bereid zijn om verdere stappen te ondernemen om de effectiviteit en harmonie binnen het team te behouden.
Wilt u meer weten over hoe mediation uw organisatie kan helpen bij het effectief aanpakken van prestatieproblemen en conflicten op de werkplek? Neem dan vandaag nog contact op met Het Mediators Collectief voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Delen
Een pittig gesprek met de leidinggevende. Een beoordeling die anders uitvalt dan verwacht. Of een spanning tussen collega's die al maanden sluimert. De volgende ochtend meldt de medewerker zich ziek. Voor veel werkgevers en HR-professionals is dit een herkenbaar scenario, en de vraag dient zich meteen aan: is dit ziekte, een conflict, of allebei? Wat je in de eerste weken doet, bepaalt in de praktijk vaak hoe het afloopt. Ziek, conflict of allebei? Een arbeidsconflict kan echte klachten geven. Slecht slapen, hoofdpijn, piekeren, niet meer kunnen ontspannen: dat is geen aanstellerij. Tegelijk is een conflict op zich geen ziekte. Daar zit precies de spanning. Wie niet kan werken door medische beperkingen, is arbeidsongeschikt. Wie niet wil of durft te werken door een verstoorde verhouding, heeft een probleem dat op een andere manier opgelost moet worden. Het is niet aan jou als werkgever om dat onderscheid te maken. Dat doet de bedrijfsarts. Wat je wel kunt doen, is zorgen dat de bedrijfsarts het volledige beeld krijgt. Vermeld daarom bij de inschakeling expliciet dat er een conflict speelt. Een bedrijfsarts die dat niet weet, beoordeelt alleen de klachten en mist de oorzaak. Het risico van medicaliseren Zodra een conflict in de ziektesfeer belandt, verandert het gesprek. Het gaat dan niet meer over wat er tussen twee mensen is misgegaan, maar over belastbaarheid, opbouwschema's en spreekuren. Partijen praten niet meer met elkaar, maar via de bedrijfsarts. De afstand wordt groter, standpunten verharden en het conflict zelf blijft onbesproken. Daarom werken veel bedrijfsartsen bij arbeidsconflicten met de STECR Werkwijzer Arbeidsconflicten . Het uitgangspunt daarvan is helder: houd het conflict zoveel mogelijk buiten de ziektesfeer. Is er geen of weinig sprake van medische beperkingen, dan kan de bedrijfsarts een korte time-out adviseren: een afkoelingsperiode van doorgaans maximaal twee weken, met behoud van loon en zonder dat dit als ziekteverzuim telt. Daarna is het de bedoeling dat werkgever en werknemer het gesprek aangaan, zo nodig met hulp van een mediator. Naast de STECR-werkwijzer bestaat sinds 2019 ook de NVAB-richtlijn Conflicten in de werksituatie, die de bedrijfsarts meer ruimte geeft om ook naar de gezondheidskant te kijken. In de praktijk is het advies van de bedrijfsarts je kompas, welke aanpak die ook hanteert. Waarom tijd tegen je werkt Elke week zonder echt contact maakt de weg terug langer. Het verhaal wordt verteld aan partner, vrienden en collega's, en wordt bij elke herhaling iets steviger. Aan de kant van de organisatie ontstaat een dossier. Wie na acht of tien weken pas aan tafel gaat, begint niet bij het oorspronkelijke conflict, maar bij alles wat er sindsdien is bijgekomen. Ondertussen lopen de kosten door: loondoorbetaling, vervanging, extra werkdruk voor het team en een sfeer die iedereen merkt. Vroeg ingrijpen is daarom niet alleen beter voor de mensen, maar ook voor de organisatie. Wie voert het eerste gesprek? Houd contact, maar maak van het verzuimgesprek geen poging om het conflict te beslechten. Daarvoor is dat moment niet bedoeld, en het voelt voor de medewerker al snel als druk. Is de leidinggevende zelf partij in het conflict, dan is die niet de aangewezen persoon om te bemiddelen, hoe goed de bedoelingen ook zijn. HR kan hier de regie nemen: signaleren, de bedrijfsarts goed informeren en op tijd een externe mediator inschakelen. Meer daarover lees je in ons eerdere blog over de rol van HR bij arbeidsmediation . Wanneer zet je mediation in? Mediation is passend als de bedrijfsarts het adviseert, als het gesprek na een time-out niet op gang komt, of als het vertrouwen tussen partijen zodanig is beschadigd dat ze er samen niet meer uitkomen. Ook bij gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid kan mediation goed samengaan met re-integratie, mits de gesprekken passen binnen wat de medewerker op dat moment aankan. Stem dat af met de bedrijfsarts. Twee dingen zijn daarbij essentieel. Deelname is vrijwillig: een medewerker die meedoet omdat weigeren als onwil wordt uitgelegd, neemt niet echt vrijwillig deel. En mediation gaat niet over wie gelijk heeft, maar over hoe partijen verder kunnen. Soms is dat samen, via herstelmediation . Soms is de uitkomst dat het beter is om uit elkaar te gaan. Ook dan kan een exit-mediation zorgen voor een zorgvuldig vertrek, vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Wat er verandert rond langdurig verzuim Het kabinet werkt aan voorstellen om de loondoorbetaling bij ziekte werkbaarder te maken voor werkgevers. Zo ligt er een wetsvoorstel waarmee het advies van de bedrijfsarts leidend wordt bij de beoordeling van de re-integratie-inspanningen door UWV na twee jaar ziekte. Een tweede voorstel moet kleine en middelgrote werkgevers onder voorwaarden de mogelijkheid geven om de re-integratie in het tweede ziektejaar volledig te richten op werk bij een andere werkgever. Die regeling staat gepland voor 1 januari 2030. Beide voorstellen zijn nog niet van kracht. Maar de richting is duidelijk: de eerste periode van verzuim en het oordeel van de bedrijfsarts worden steeds bepalender. Een conflict dat in het eerste jaar niet is opgelost, verkleint de kans op een terugkeer naar de eigen werkplek aanzienlijk. Waar je nu mee kunt beginnen • Schakel de bedrijfsarts snel in en benoem daarbij expliciet dat er een conflict speelt. • Spreek vooraf af wie het contact met de medewerker onderhoudt, en laat dat bij voorkeur niet de andere partij in het conflict zijn. • Volg het advies over een time-out op en plan direct wat er daarna gebeurt. • Bespreek mediation vroeg als optie, niet pas als laatste redmiddel. • Houd de rollen gescheiden: de bedrijfsarts beoordeelt, HR regisseert, de mediator begeleidt het gesprek. Heeft een medewerker zich ziek gemeld na een conflict en twijfel je over de volgende stap? Overleg gerust vrijblijvend. De MfN-registermediators van Het Mediators Collectief zijn gespecialiseerd in arbeidsmediation en denken mee over de juiste aanpak. Bel 085 - 130 74 67 of mail naar info@mediatorscollectief.nl.
Een generatiewisseling gaat niet alleen over geld en aandelen. Het gaat over macht, identiteit en vertrouwen. Voor de vorige generatie voelt het soms als afscheid nemen van hun leven-werk. Voor de volgende generatie voelt het als: eindelijk mijn eigen weg, maar onder constant toezicht van iemand die niet echt los wil laten. Dat spanningsveld is waar veel generatiewisselingen stuk lopen. Waar het meestal misgaat De klassieke conflicten zijn snel benoemd: "Jij bent nog niet klaar" (ouder vertrouwt niet, jongere voelt zich niet gezien). Onduidelijke rollen na de overdracht (wat betekent "adviseur" werkelijk?). Financiële spanning (hoe betaalt de volgende generatie het bedrijf af?). En de grote vraag: wie bepaalt eigenlijk hoe dit gaat? Al deze vragen spelen op twee niveaus tegelijk. Zakelijk gaat het om strategie en continuïteit. Persoonlijk gaat het om vertrouwen, waardering en controle loslaten. Veel bedrijven raken vast omdat ze die twee niveaus door elkaar gooien. Waarom juridische routes niet genoeg zijn Een notaris regelt de papieren. Belastingadviseurs werken optimale structuren uit. Allemaal nodig. Maar ze lossen het relationele probleem niet op. Na de overdracht zijn beide generaties nog steeds verbonden, en als dat relationele probleem niet is opgelost, functioneert het bedrijf moeizaam. Een veel voorkomend gevolg: de vorige generatie kan niet echt loslaten en bemoeit zich voortdurend. Of de volgende generatie voelt zich nooit echt in control. Het bedrijf draait, maar de sfeer is gespannen en er kan veel misgaan tussen de generaties. Wat mediation doet Mediation creëert een veilige ruimte waarin beide generaties kunnen zeggen wat werkelijk op het spel staat. "Ik ben bang dat je alles wat ik heb opgebouwd, gaat verbranden." "Ik voel dat je me niet vertrouwt." "Ik kan mijn eigen weg niet gaan zolang jij me voortdurend corrigeert." Veel van die gevoelens worden in formele onderhandelingen helemaal niet uitgesproken. Ze zitten onder de oppervlakte en bepalen eigenlijk alles. Een mediator brengt ze naar boven, zodat beide partijen echt naar elkaar kunnen luisteren. Praktisch resulteert dit in heldere afspraken: Rollen : Wat doet de vorige generatie nog? Hoe vaak? Wat zijn de grenzen? Timing : Hoe geleidelijk gaat de overdracht? Wil iemand meteen weg, of geleidelijk? Financiën : Hoe blijft het bedrijf gezond terwijl de vorige generatie wordt uitgekocht? Andere betrokkenen : Hoe zit het met andere kinderen, partners of medewerkers? Deze afspraken voelen als "van ons beiden," in plaats van opgelegd. Wanneer moet je beginnen? Generatiewisselingen die goed gaan, beginnen twee tot drie jaar voordat de daadwerkelijke overdracht plaatsvindt. Start mediation voordat de juridische adviseurs aan het werk gaan. Dan hebben zij helderheid over wat beide partijen willen, en kunnen ze de optimale structuur bouwen. Het voorkomen van wat veel bedrijven overkomt Te veel familiebedrijven hebben na een generatiewisseling te kampen met een vorige generatie die niet echt los kan laten, een volgende generatie die zich verstikt voelt, en familieruzies die jarenlang voortduren. Al dit leed is in veel gevallen voorkomen geweest als beide generaties hadden gezegd wat werkelijk op het spel stond, en samen hadden bepaald hoe dit gaat. Staat je organisatie voor een generatiewisseling? Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Er komt een melding binnen. Een medewerker geeft aan zich onveilig te voelen bij een collega of leidinggevende: opmerkingen die te ver gaan, een sfeer van kleineren, aanhoudende toenadering die niet gewenst is. De eerste reflex in veel organisaties is begrijpelijk maar riskant: laten we die twee even om tafel zetten om het uit te praten. Soms is dat precies de juiste stap. Soms is het het slechtste wat je kunt doen. Het verschil kennen is essentieel, want een verkeerd ingezet gesprek beschadigt niet alleen de melder, maar ook de geloofwaardigheid van je hele meldstructuur. Wat er sowieso van je wordt verwacht Als werkgever ben je op grond van de Arbowet verplicht beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting, waar ongewenste omgangsvormen onder vallen. Dat betekent dat je de risico's in kaart brengt in je RI&E en er daadwerkelijk maatregelen tegenover zet: een gedragscode, een heldere meldroute, een klachtenprocedure en de mogelijkheid om ergens veilig terecht te kunnen. Een vertrouwenspersoon is op dit moment niet wettelijk verplicht. Het initiatiefwetsvoorstel dat dit voor werkgevers zou regelen is in 2023 door de Tweede Kamer aangenomen en ligt sindsdien bij de Eerste Kamer, zonder duidelijke datum van inwerkingtreding. Dat betekent niet dat je achterover kunt leunen: de Nederlandse Arbeidsinspectie kan via de RI&E wel degelijk aandringen op maatregelen, en organisaties zonder laagdrempelig aanspreekpunt merken vooral dat er niets gemeld wordt tot het escaleert. Mediation is geen waarheidsvinding Dit is het belangrijkste onderscheid en het wordt in de praktijk het vaakst over het hoofd gezien. Een mediator stelt niet vast wat er is gebeurd en spreekt geen oordeel uit over schuld. Een mediator begeleidt twee partijen naar afspraken over hoe zij verder gaan. Bij een klacht over ernstig grensoverschrijdend gedrag heb je juist wél feitenonderzoek nodig, en dat is een ander instrument met andere waarborgen: hoor en wederhoor, dossiervorming, een rapport waar arbeidsrechtelijke consequenties aan verbonden kunnen worden. Mediation inzetten waar onderzoek nodig is, betekent dat de melder wordt gevraagd te onderhandelen over iets wat helemaal niet onderhandelbaar is. Dat is geen oplossing, dat is een tweede probleem. Wanneer mediation wél passend is Mediation komt tot zijn recht als er sprake is van een verstoorde onderlinge verhouding waarin beide betrokkenen ruimte hebben om vrijwillig deel te nemen. Denk aan situaties waarin gedrag als kwetsend is ervaren maar niet zo bedoeld was, waarin humor of een directe stijl verkeerd is gevallen, of waarin een langlopende irritatie tussen twee gelijkwaardige collega's is uitgegroeid tot een onwerkbare sfeer. Ook ná een onderzoek is er vaak plek voor mediation: de feiten liggen dan vast, er zijn maatregelen genomen, en de vraag is hoe mensen weer met elkaar verder kunnen in hetzelfde team. Dat herstelgesprek onder begeleiding voorkomt dat een organisatie formeel klaar is met de zaak terwijl de werkvloer dat helemaal niet is. Voorwaarde is steeds dat deelname echt vrijwillig is. Een melder die instemt omdat weigeren als onwil zou worden uitgelegd, neemt niet vrijwillig deel. Wanneer je het beter niet doet Wees terughoudend zodra er een duidelijk machtsverschil in het spel is, bijvoorbeeld tussen een leidinggevende en een medewerker die van diegene afhankelijk is voor beoordelingen of contractverlenging. Datzelfde geldt als de melder bang is voor de ander, als er sprake is van een herhaald patroon of meerdere meldingen over dezelfde persoon, of als het gedrag mogelijk strafbaar is. In die laatste situatie hoort de melder bovendien te weten dat aangifte doen een eigen recht is dat losstaat van wat de organisatie intern regelt. En een variant die vaker voorkomt dan werkgevers denken: mediation inzetten om te kunnen laten zien dat je iets hebt gedaan. Als het instrument vooral je dossier moet dienen, is het het verkeerde instrument. Als samenwerken geen optie meer is Soms is de conclusie dat terugkeer naar dezelfde afdeling of dezelfde leidinggevende niet realistisch is. Ook dan hoeft het niet op een juridische strijd uit te lopen. In een exit mediation begeleidt de mediator de gesprekken over de voorwaarden van het vertrek, die worden vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Het voordeel is dat er ruimte is voor wat er onder de zakelijke afspraken ligt: erkenning, een zorgvuldige communicatie richting het team en afspraken over referenties. Dat zijn precies de punten waar een procedure bij de kantonrechter geen antwoord op geeft. Waar je nu mee kunt beginnen Zorg dat de meldroute bekend is bij medewerkers en niet alleen op intranet staat, en dat vooraf helder is wie wat beoordeelt. Maak de rolverdeling expliciet: de vertrouwenspersoon vangt op en begeleidt, HR gaat over beleid en proces, de mediator begeleidt het gesprek en de onderzoeker stelt feiten vast. Die rollen door elkaar laten lopen is de meest voorkomende oorzaak van escalatie. Twijfel je of mediation past bij een situatie die op jouw bureau ligt? Overleg dat gerust vrijblijvend. De MfN-registermediators van Het Mediators Collectief zijn ervaren in arbeidsmediation en kunnen adviseren of mediation het juiste middel is. Bel 085 - 130 74 67 of mail naar info@mediatorscollectief.nl .
